Graba, transcribe y da seguimiento
Deja que Your Day Schedule escuche una reunión y te entregue una transcripción, un resumen con IA, tus tareas pendientes y un correo de seguimiento listo para enviar, antes de que se enfríe el café.
El asistente de reuniones está en Panel → Reuniones. Inicia una sesión y deja que escuche: convertirá la conversación en una transcripción, un resumen, tareas pendientes y un borrador de correo de seguimiento.
Graba una reunión
- Abre Panel → Reuniones e inicia una sesión (puedes vincularla a una reserva o cliente). También puedes empezar desde el calendario: abre una reserva y pulsa Tomar notas. La sesión se vinculará automáticamente a esa reserva y seleccionará de antemano al cliente.
- El navegador te pedirá acceso al micrófono. El asistente transcribe en directo lo que capta el micrófono, por lo que sirve para reuniones presenciales y videollamadas cuyo audio se reproduce por los altavoces.
- Observa cómo se genera la transcripción en tiempo real y detén la sesión cuando termine la reunión.
Avisa a las personas de que se está grabando. Las leyes sobre el consentimiento para grabar varían según la región y, en muchos lugares, todas las personas de la llamada deben dar su consentimiento. En cualquier lugar es buena práctica avisar brevemente al comienzo. Para las reuniones con clientes, la página de reservas puede mostrar un aviso de que la reunión «podría transcribirse» y guardar como constancia el aviso o la decisión del cliente de rechazarlo. Consulta Informa a tus clientes que una reunión podría transcribirse.
Graba en Mac
Para grabar en la nube con el servicio actualizado, usa la app para Mac 0.2.7 o posterior. Si la app te pide actualizarla, instala la versión nueva antes de volver a intentar grabar en la nube.
En los Mac con Apple Silicon, la app también admite un modelo de transcripción local. Primero descarga un modelo y luego selecciona la transcripción local en la grabadora. La transcripción de audio se ejecuta en tu Mac y no consume la cuota de transcripción en la nube. Guardar la reunión y generar su resumen con IA siguen usando los servicios en línea de YourDay; la transcripción local no hace que todo el flujo de trabajo de la reunión funcione sin conexión.
Cuota de transcripción en la nube
La grabación de reuniones y el dictado de Daily en dispositivos móviles comparten la cuota mensual de transcripción en la nube. Cada conexión nueva a la nube, incluso una reconexión, necesita cinco horas de cuota disponible como reserva temporal. Grabar a la vez el micrófono y el audio del sistema o de una pestaña usa dos conexiones, por lo que requiere diez horas disponibles. Esta reserva se descuenta temporalmente de la cuota incluida; no es un cargo adicional ni significa que hayas grabado durante tantas horas.
Cuando el proveedor informa que terminó una conexión, YourDay ajusta la reserva al uso de audio real en el siguiente intento de iniciar una conexión en la nube. Si el inicio falla o no llega el informe del proveedor, la reserva puede permanecer activa. Si una grabación breve te impide iniciar otra de forma inesperada, contacta a support@yourdayschedule.com; si sigues intentándolo, podrías generar más reservas.
Las grabaciones subidas desde un teléfono o Apple Watch también necesitan cinco horas de cuota disponible por intento de procesamiento. YourDay usa Soniox para esos archivos y ajusta la reserva cuando el procesamiento devuelve una duración de audio confirmada. Si falla el procesamiento, el archivo privado sigue disponible durante el plazo de recuperación; cada nuevo intento necesita otra reserva. Volver a generar el resumen de una transcripción ya guardada no consume más cuota de transcripción.
Eliminar una reunión no borra el uso de la nube ni una reserva pendiente. La cuota mensual se restablece el primer día de cada mes a las 00:00 UTC. La transcripción local en Mac no consume esta cuota.
Sigue grabando mientras trabajas
Puedes abrir otra página del panel de YourDay sin detener la reunión. La opción Reuniones de la barra lateral muestra un cronómetro en directo, y una barra de grabación te permite volver o detenerla desde cualquier lugar del panel.
YourDay reproduce un aviso breve cuando sales de la grabadora. Si permitiste las notificaciones del navegador, te avisará después de 15 minutos fuera y, luego, cada 30 minutos. Las grabaciones largas muestran un aviso después de dos horas. A las tres horas empieza una cuenta regresiva de cinco minutos; elige Continuar 1 hora o YourDay detendrá la grabación y generará el resumen automáticamente.
YourDay también se detiene cuando parece que la reunión terminó:
- Se cerró la pestaña de la reunión. Si grabas el audio de la pestaña de la reunión y luego la cierras o eliges Dejar de compartir, comienza una cuenta regresiva de un minuto.
- Terminó la hora de la reserva. Si empezaste a grabar con Tomar notas en una reserva de YourDay, comienza una cuenta regresiva de cinco minutos, 10 minutos después de la hora de fin programada.
Elige Seguir grabando para cancelar cualquiera de las cuentas regresivas. De lo contrario, YourDay detendrá la grabación y generará el resumen como si hubieras pulsado Detener.
Al actualizar o cerrar la pestaña del navegador se detiene la captura de audio del navegador. YourDay intenta guardar un punto de control de la transcripción cada 15 segundos. Solo podrás recuperar desde Reuniones, después de cerrar la pestaña, los puntos de control que se hayan guardado correctamente en tu cuenta.
Si al detener aparece Reintentar guardado, la captura ya se detuvo, pero el servidor aún no confirmó que guardó la transcripción final. Mantén la pestaña abierta y elige Reintentar guardado cuando vuelva la conexión. Esto vuelve a intentar guardar sin activar el micrófono. La transcripción y las notas aún no guardadas siguen en la memoria de esa pestaña; si la cierras o actualizas, o cierras sesión, podrías perderlas. YourDay te avisa antes de cerrar una pestaña si hay un guardado sin terminar.
Almacenamiento y recuperación de audio
El audio del navegador se transmite en directo para transcribirlo y YourDay no lo almacena. La transcripción y el resumen guardados son texto.
Las grabaciones de dispositivos que suben un archivo de audio usan almacenamiento temporal en el servidor para transcribirlo. Si la transcripción falla antes de que se guarde el texto, el audio subido correctamente se puede volver a procesar durante un plazo de recuperación de 24 horas, que empieza con la primera solicitud de carga. Reintentar no amplía ese plazo. Una vez guardada la transcripción, YourDay intenta eliminar el audio temporal; si falla el resumen, se puede volver a intentar a partir del texto guardado.
La limpieza automática está programada para después del plazo de recuperación, más un período de gracia de dos horas para los enlaces de carga emitidos. Se ejecuta cada 15 minutos, por lo que normalmente termina alrededor de 26 horas y 15 minutos después de la primera solicitud de carga. Este es un horario de limpieza, no un plazo de eliminación garantizado: el procesamiento activo, los trabajos demorados o los errores de almacenamiento pueden retrasar la eliminación. La recuperación vence de todos modos al cabo de 24 horas. Después de ese plazo, si una grabación no tiene una transcripción guardada, tendrás que volver a subirla.
Ponte al día durante la reunión
El panel Ponte al día aparece junto a tus notas mientras el asistente está activo:
- Ponme al día resume todo desde el último resumen o, la primera vez, desde el inicio de la reunión.
- 2m, 5m y 10m resumen únicamente ese período reciente.
El resumen aparece en directo mientras continúa la transcripción. Usa la transcripción en curso y tus notas, es privado y no modifica la transcripción final ni el resumen de después de la reunión.
Después de la reunión
Al terminar una sesión, aparecen cinco pestañas:
- Resumen — resumen con IA de lo que se habló y decidió.
- Transcripción — el texto completo, que puedes buscar.
- Tareas pendientes — tareas a las que tú te comprometiste, cada una con un botón Añadir como tarea para tu lista. Los compromisos del cliente se extraen por separado: se usan para completar la lista del resumen del portal y el historial del cliente (más abajo), nunca tu lista de tareas.
- Correo — borrador de un correo de seguimiento basado en la conversación. Si acordaron volver a reunirse y el cliente no tiene nada reservado, el borrador termina con tu enlace de reservas para ese tipo de reunión (y con tu tienda de paquetes si hablaron de varias sesiones). Elimina esa línea si no corresponde.
- Notas — tus notas sobre la sesión.
Envía el correo de seguimiento
Desde la sesión puedes enviarle al cliente el resumen o el borrador de seguimiento. Edita el asunto y el cuerpo antes de enviarlo. Saldrá con tu marca y tu dirección de respuesta, como los demás correos que reciben tus clientes.
Si la reunión pertenece a una reserva con invitados, aparecerán seleccionados de antemano en la ventana de envío y cada uno recibirá su propia copia. Desmarca a quien quieras excluir. ¿Vas a enviarle el correo a alguien que todavía no es cliente? Introduce su correo y, cuando se te indique, elige Añadir como cliente y enviar.
Cuando se envía un correo, la fecha aparece debajo del botón de envío (por ejemplo, «Enviado el jue., 30 de julio de 2026»). Aparece en la pestaña Resumen para los resúmenes y en la pestaña Correo para los seguimientos, así siempre sabes si el cliente ya recibió el contenido.
Historial del cliente
Cada reunión grabada vinculada a un cliente también actualiza un registro privado de esa persona: su historial. Abre el cliente en Panel → Clientes, su expediente desde la tarjeta Lo siguiente o el campo de cliente de una reunión. El panel Historial muestra:
- Objetivos y Datos — información duradera, como «su hijo Daniel está en 11.º grado en Lincoln High».
- Decisiones — ordenadas por fecha, de la más reciente a la más antigua.
- Preguntas abiertas — cosas que dijiste que averiguarías.
- Compromisos — lo que aún debe cada parte. Los tuyos se marcan al completar la tarea correspondiente en tu lista de Tareas; el cliente marca los suyos en la lista del resumen de su portal.
- Próxima reunión — lo que acordaron sobre volver a reunirse.
- Estado de la relación — una línea neutral sobre cómo va la relación.
El registro se reconstruye a partir del resumen después de cada sesión (nunca vuelve a leer la transcripción). Así, el historial de un cliente con quien ya te reuniste se actualiza la próxima vez que grabes una sesión. Puedes Editar cualquier línea; tus cambios prevalecen en la siguiente actualización. También puedes elegir Reconstruir a partir de las sesiones para generarlo de nuevo con las cinco reuniones grabadas más recientes. Si grabas una sesión y vinculas el cliente después, usa Reconstruir.
El historial alimenta otros tres lugares: la sección «Desde la última vez» de la tarjeta Lo siguiente en la página principal del panel —los cinco elementos prioritarios, con el registro completo a un clic en Abrir expediente (consulta Llega preparado a cada reunión)—, Daily («¿cómo van las cosas con María?») y la línea sobre la próxima sesión en el borrador de seguimiento. Solo tú puedes verlo: tus clientes ven el resumen que compartes y el correo que envías, y el historial no se sincroniza con HubSpot.
Si algo no funciona
- La transcripción está vacía o se entiende mal — comprueba que el navegador esté usando el micrófono correcto y que este realmente capte el audio de la reunión.
- No empieza la grabación — primero revisa el error. Si se bloqueó el acceso al micrófono, vuelve a permitirlo para yourdayschedule.com en los permisos de la barra de direcciones. Si la app para Mac pide actualizarse, usa la versión 0.2.7 o posterior, o elige un modelo local que ya hayas descargado.
- La grabación en la nube indica que se alcanzó el límite mensual — puede que no haya suficiente cuota sin reservar para empezar, incluso después de una grabación breve. Consulta Cuota de transcripción en la nube; si una reserva parece bloqueada, contacta al equipo de soporte, o usa la transcripción local en Mac.
¿Sigues teniendo problemas? Escribe a support@yourdayschedule.com; respondemos pronto.