Listas de espera y reglas de cancelación
Dos herramientas protegen tu calendario: una lista de espera que ocupa automáticamente los horarios cancelados y límites por tipo de reunión que determinan hasta cuándo pueden cancelar o cambiar la hora tus clientes.
Activa la lista de espera
La lista de espera se configura por tipo de reunión: edita el tipo en Páginas de reservas y activa Habilitar lista de espera.
Una vez activada, si un cliente abre tu página de reservas y encuentra un día (o todo un mes) completamente lleno, verá un formulario breve para introducir su nombre y correo y apuntarse, en lugar de quedarse sin opciones.
El formulario solo aparece en los días que realmente trabajas y están completos. Los días fuera de tu horario laboral —o los que hayas bloqueado por completo— nunca ofrecen la lista de espera. Así nadie se apunta para un día en que nunca estuviste disponible.
La lista de espera combina bien con las reservas de actividades: cuando una clase o recorrido vende su última plaza, el formulario para apuntarse toma su lugar; si una cancelación libera plazas, se envía un correo automático a las personas de la lista.
Cuando se libera una plaza
Cuando se cancela una reserva de ese tipo de reunión, todas las personas activas en su lista de espera reciben un correo avisando que se liberó una plaza y con un enlace directo para reservar. Es por orden de llegada: la primera persona que complete la reserva se queda con el horario, igual que en cualquier reserva.
- Los avisos solo se envían cuando hay cancelaciones. Un cambio de horario no los activa porque el cliente sigue ocupando una plaza.
- Se envía un correo a cada persona como máximo una vez por hora, para que una serie de cancelaciones no inunde la lista.
- Si la persona reserva mediante el enlace (o de cualquier otra forma con el mismo correo), su entrada se marca automáticamente como convertida y deja de recibir mensajes de la lista de espera.
Administra la lista de espera
Panel → Lista de espera muestra a todas las personas que esperan en tus tipos de reunión. Puedes buscar, filtrar por sesión y consultar cuándo recibió el último aviso cada persona. Puedes quitar una entrada cuando quieras. En el editor de Páginas de reservas aparece el contador «N en espera» en los tipos con una lista activa, y la página Disponibilidad muestra una tarjeta de resumen con la cantidad de personas en espera por tipo de reunión.
Si se vuelve a enviar el mismo correo, la entrada existente no cambia; tampoco cambian el nombre ni el estado activo o convertido. El panel solo muestra las entradas activas. Si un cliente necesita volver a apuntarse después de hacer una reserva, escribe a support@yourdayschedule.com.
Plazos para cancelar o cambiar el horario
Por separado de la lista de espera, cada tipo de reunión determina hasta cuándo puede actuar un cliente antes del inicio. En el editor del tipo encontrarás dos opciones:
- El cliente puede cambiar el horario hasta — y —
- El cliente puede cancelar hasta.
Cada una puede tener Sin restricción, Al inicio de la reunión o un límite de 1 a 72 horas antes. Dentro del período restringido, los botones para cambiar o cancelar en el portal se desactivan y muestran una explicación. Los enlaces para cambiar el horario en los correos llevan en su lugar a una página normal de reservas. Aunque elijas Sin restricción, los clientes no pueden cancelar ni cambiar el horario después de que empiece la reunión. También ven la política antes de confirmar: el paso de confirmación de la página de reservas y la casilla «Acepto la política de cancelación» detallan los plazos elegidos para ese tipo de reunión.
Estos plazos de aviso se aplican a los clientes. En el calendario del panel, el anfitrión puede usar Cancelar reserva hasta exactamente 30 minutos después de la hora de inicio programada; después, la opción desaparece. Por ejemplo, una reserva a las 2:00 p. m. se puede cancelar desde allí hasta las 2:30 p. m. La cancelación no reembolsa automáticamente el pago; tú gestionas los reembolsos (Reservas → Pago → Reembolsar).
Si algo no funciona
- Nadie recibió un correo después de una cancelación — comprueba que las entradas sigan activas (una reserva las quita de la lista) y que se haya cancelado de verdad, en lugar de cambiar el horario.
- Un cliente dice que no puede cancelar — ya está dentro del plazo restringido. Si quieres hacer una excepción, cancela la reserva por él desde Reservas.
- Nunca aparece el formulario para apuntarse — confirma que esté activada la opción Habilitar lista de espera para ese tipo de reunión y que el día realmente esté completo, en lugar de estar bloqueado o fuera de tu horario.
¿Sigues teniendo problemas? Escribe a support@yourdayschedule.com; respondemos pronto.