Envía invitaciones a eventos y lleva el control de las confirmaciones
Crea una invitación con tu marca, envía por correo enlaces personales para confirmar asistencia y consulta quiénes asistirán, incluidos los acompañantes y las personas en lista de espera.
Abre Invitaciones en la barra lateral del panel. Esta función está disponible en las cuentas habilitadas; si no ves el enlace, escribe a support@yourdayschedule.com para consultar el acceso. Puedes ocultarlo en Configuración → Notificaciones y configuración → Invitaciones en la barra lateral. Las invitaciones que ya enviaste seguirán funcionando y los invitados podrán confirmar su asistencia.
Crea una invitación
Elige Nueva invitación y completa la pestaña Detalles:
- Título, Descripción y horarios de Inicio y Fin, con una Zona horaria. Los invitados ven las horas en la zona horaria del evento.
- Nombre del lugar y Dirección del lugar, más un Enlace de video para eventos híbridos o en línea (debe comenzar con
https://). - Fecha límite para confirmar asistencia. Déjala en blanco y las respuestas se cerrarán cuando empiece el evento.
- Activa Limitar aforo para definir el Aforo y, si quieres, Ofrecer lista de espera cuando se llene.
- Dos opciones de recordatorio: una para los invitados que aún no respondieron y otra para quienes confirmaron, antes del evento.
Activa Mostrar la dirección a cualquier persona con el enlace compartido si quienes visiten el enlace compartido también deben ver la dirección del lugar. Los invitados siempre la ven, independientemente de esta opción.
Personalízala
La sección Marca de la pestaña Detalles te permite elegir el aspecto de la invitación:
- Tema — cinco opciones: Paper, Dusk, Garden, Confetti y Midnight.
- Foto de portada — Subir foto de portada añade una imagen, recortada en un banner panorámico de proporción 3:1 al que se le quitan los datos de ubicación de la foto. Después puedes Reemplazarla o Quitarla.
- Logotipo — Logotipo de tu cuenta, Logotipo personalizado para este evento o Sin logotipo.
Añade invitados
En la pestaña Invitados, elige Añadir invitados. Añade personas De tus clientes o Pega nombres y correos (Uno por línea) y configura Acompañantes predeterminados para estos invitados antes de añadirlos. Añadir a alguien aquí no crea un registro de cliente.
Publica y envía
Elige Publicar para activar la invitación. No se envía nada antes de eso. Elige Enviar para escribir a tu lista de invitados: selecciona un público (personas aún no invitadas, todas las invitadas, quienes asistirán, quizá asistirán, no respondieron o están en la lista de espera), elige Invitación o Mensaje y luego Revisar y Confirmar envío.
Los correos se envían en aproximadamente un minuto y el estado de entrega aparece en las pestañas Invitados y Mensajes.
Los correos de invitación incluyen la fecha, la hora, el nombre del lugar y, para los invitados, el enlace de video; nunca incluyen la dirección postal. Los invitados ven la dirección en la página de la invitación según el interruptor mencionado arriba.
Comparte el enlace
El panel para compartir de la pestaña Detalles te permite activar un enlace que cualquier persona puede abrir para ver el nombre y la hora del evento, leer su descripción y confirmar asistencia después de verificar su correo con un código de un solo uso. Quienes visitan el enlace compartido nunca ven el enlace de video y solo ven la dirección cuando activas Mostrar la dirección a cualquier persona con el enlace compartido. La lista de invitados permanece privada en ambos casos.
Qué ven los invitados
Cada invitado recibe un enlace personal; no necesita una cuenta. Elige Yes, Maybe o No, indica el tamaño del grupo si permites acompañantes, añade una nota opcional y selecciona Guardar confirmación. Desde la misma página puede descargar un archivo .ics, elegir Añadir a Google Calendar y dejar de recibir recordatorios y mensajes del anfitrión.
Aforo, acompañantes y lista de espera
El aforo cuenta a todas las personas, incluidos los acompañantes. Si el evento está lleno y la lista de espera está activada, un invitado que confirme que asistirá puede añadirse a ella. Cuando haya espacio, promueve a un grupo desde la pestaña Invitados. El grupo completo pasa junto; nunca se divide parcialmente.
Cambios y cancelaciones
Los cambios de hora o lugar se destacan en la página de la invitación y las confirmaciones existentes se conservan, sin restablecerse. Puedes enviar un correo de actualización para avisar a los invitados.
Para cancelar, abre el menú ⋯ y elige Cancelar evento. Si quieres, puedes Enviar un correo a los invitados con un mensaje. Después, la página de la invitación mostrará el evento como cancelado.