Sincroniza clientes, reservas y notas de reuniones con HubSpot

Conecta HubSpot una sola vez y Your Day Schedule mantendrá actualizado tu CRM automáticamente: cada cliente se convierte en un contacto, cada reserva en una reunión de HubSpot en la cronología de ese contacto y las sesiones aptas y completadas del Asistente de reuniones se guardan como notas de reunión con la transcripción completa adjunta. No hay que exportar ni copiar y pegar.

Conecta HubSpot

Necesitas una cuenta de HubSpot donde puedas instalar aplicaciones (como Superadministrador o como usuario con el permiso Acceso al Marketplace de aplicaciones).

1. Abre Configuración → Integraciones y haz clic en Conectar en la tarjeta de HubSpot.
2. HubSpot te pedirá elegir la cuenta que quieres conectar y revisar los permisos: contactos (lectura y escritura) y archivos. Marca la casilla para permitir una aplicación no verificada si HubSpot la muestra y haz clic en Conectar aplicación.
3. Volverás a Your Day Schedule. HubSpot aparecerá como Conectado y se mostrará el número de la cuenta.

Eso es todo. En cuanto te conectes, pondremos en cola tus clientes, reservas y sesiones de reuniones completadas. Las grabaciones solo se exportan si cumplen los requisitos indicados abajo. Los historiales grandes tardan más: la sincronización se ejecuta en segundo plano cada pocos minutos, así que una importación histórica extensa puede tardar una o dos horas.

Qué se sincroniza

La sincronización es unidireccional, de Your Day Schedule a HubSpot. Los cambios que hagas en HubSpot nunca se sincronizan de vuelta.

• Clientes → Contactos. Nombre, correo y teléfono. Si ya existe en tu cuenta de HubSpot un contacto con el mismo correo, lo actualizamos en lugar de crear un duplicado. Por eso, es seguro conectar HubSpot a un CRM que ya usas.
• Reservas → Reuniones. Cada reserva se convierte en una reunión de HubSpot asociada al contacto del cliente. Incluye el tipo de reunión como título, la hora de inicio y fin, tu enlace de video como ubicación y el resultado según el estado de la reserva: Scheduled, luego Completed, Canceled o No show. Los cambios de horario actualizan la reunión; las cancelaciones la marcan como cancelada (con el motivo, si el cliente indicó uno). Se omiten los intentos de pago pendientes que nunca se completaron; los carritos abandonados no llenan tu CRM.
• Sesiones del Asistente de reuniones → Notas y transcripción. Para las sesiones reservadas, el aviso guardado de grabación debe mencionar HubSpot y el cliente no debe haber rechazado la transcripción. Las sesiones sin reserva deben haber comenzado después de que conectaras HubSpot. Solo se exportan las sesiones completadas que cumplan los requisitos: su resumen con IA, tareas pendientes y decisiones se convierten en notas internas de la reunión, y la transcripción completa se sube como archivo privado (solo visible para usuarios de tu cuenta de HubSpot) y se adjunta a esa reunión.

No sincronizamos tareas, disponibilidad, paquetes ni pagos. HubSpot registra con quién te reuniste y qué se habló; no es un sistema de facturación.

Esto es lo que ven tus clientes

Como las transcripciones salen de Your Day Schedule y llegan a tu cuenta de HubSpot, el aviso de transcripción de tu página de reservas cambia en cuanto conectas el servicio: informa a los clientes que este anfitrión conectó HubSpot y que la transcripción y el resumen también se copian allí. El correo de aviso sobre la toma de notas con IA dice lo mismo. Los clientes siguen pudiendo rechazar la transcripción como antes; si lo hacen, su resumen y transcripción no se exportan. Los datos de los clientes y las reservas se sincronizan por separado.

Sigues siendo responsable de los datos de tu cuenta de HubSpot, según las condiciones de HubSpot y tus propias prácticas de privacidad. Nuestra Política de privacidad describe esta sincronización en la sección «Otros servicios conectados».

Si algo no funciona

• La tarjeta indica «La sincronización requiere atención». Algunos registros no se sincronizaron. Corrige en Your Day Schedule las direcciones de correo inválidas de clientes o reservas. Las sesiones vinculadas vuelven a ponerse en cola cuando cambia su cliente o reserva. Contacta al equipo de soporte si algunos registros siguen atascados. Una cuenta puede aparecer como conectada aunque todavía tenga registros sin sincronizar.
• La tarjeta muestra «Volver a conectar». HubSpot revocó o dejó vencer nuestro acceso (normalmente porque alguien desinstaló la aplicación desde HubSpot o cambió la política de contraseñas de la cuenta). Haz clic en Conectar; se retomarán los elementos pendientes y volveremos a comprobar todos tus registros.
• No aparece una reserva o un contacto. La sincronización se ejecuta cada cinco minutos y una importación histórica reciente puede poner miles de registros en cola. Si un registro sigue sin aparecer después de una hora, escribe a support@yourdayschedule.com con el correo del cliente para que revisemos el registro de sincronización.
• Dos personas comparten una cuenta de HubSpot. No hay problema: cada anfitrión se conecta por separado. Los contactos se deduplican por correo, así que un cliente que ambos conocen será un solo contacto con las reuniones de los dos. Si uno se desconecta, la conexión del otro seguirá funcionando.

Desconecta HubSpot

Al elegir Configuración → Integraciones → HubSpot → Desconectar, se eliminan los tokens de acceso y actualización guardados y se detienen las nuevas solicitudes de sincronización. Una solicitud ya enviada podría terminar. Todo lo que ya está en HubSpot permanece allí; si quieres eliminarlo, hazlo desde HubSpot. Conservamos los identificadores de los registros remotos por separado para cada cuenta de HubSpot, así que al reconectar se actualizan los registros existentes en lugar de volver a crear las reuniones históricas. Puedes desinstalar la aplicación desde HubSpot; eso afecta a todos los anfitriones que la usan en esa cuenta.